De transparantieverplichting: welke informatie moet een exploitant mij als maker of uitvoerend kunstenaar verstrekken?

In deze blog staat de nieuwe transparantieplicht, die sinds 7 juni 2022 geldt, centraal. Als je als maker de exploitatie van je werk hebt uitbesteed, c.q. een ander in staat hebt gesteld jouw werk te exploiteren, dan heb je het recht om geïnformeerd te worden over de exploitatie van je werk en de inkomsten die de exploitant daarmee verdiend. Welke informatie dient specifiek verstrekt te worden, hoe zit het met (sub)licentienemers, zijn er situaties waarin de transparantieplicht niet hoeft te worden nagekomen en wat kan je doen als de verplichting niet nagekomen wordt?

Wat is een exploitatieovereenkomst?

Als schrijver van een boek of maker van een film wil je dat je boek wordt uitgegeven of je film in de bioscoop wordt gedraaid. Je bent in zo’n geval de maker van een auteursrechtelijk beschermd werk. Degene die jouw boek gaat uitgeven of gaat zorgen dat jouw film gemaakt wordt en in de bioscoop terecht komt, is een exploitant.

Als maker ben je de auteursrechthebbende op een werk. Dit betekent dat jij, in beginsel, als enige het werk openbaar mag maken en verveelvoudigen (maken van identieke exemplaren van een werk). Dit recht kan je, afhankelijk van wat je afspreekt, geheel of gedeeltelijk aan iemand overdragen of in licentie geven: de exploitant. De overeenkomst die tot stand komt tussen de maker en de exploitant is de exploitatieovereenkomst. In deze overeenkomst worden tussen de maker en de exploitant afspraken gemaakt over de exploitatie van het werk. Denk hierbij aan het drukken van een boek, het maken van een eBook of het opnemen van een luisterboek.

Het geheel of gedeeltelijk overdragen van het auteursrecht, betekent dat je als maker (voor het gedeelte dat je hebt overgedragen) niet meer de auteursrechthebbende bent. Het kan zo zijn dat je als maker niet het volledige exploitatierecht op een werk wil overdragen. Als maker geef je de exploitant het recht om het werk gedurende de overeenkomst op een bepaalde manier te gebruiken. Zo kan je afspreken dat de exploitant alleen boeken mag drukken en die alleen in Nederland voor slechts een bepaalde periode mag verkopen. Je raakt daarmee zelf je auteursrecht niet kwijt.

De exploitant kan, wanneer dat is afgesproken, op zijn beurt weer een sublicentie verlenen of rechten aan een derde partij overdragen. Die derde en de sublicentienemer zijn dan zelf ook exploitant.

Als de exploitant het recht heeft om jouw werk te gaan exploiteren, dan is hij in ruil daarvoor verplicht jou als maker een redelijke (in de wet wordt gesproken van een ‘billijke’) vergoeding te betalen. Die billijke vergoeding kan in beginsel een bedrag ineens zijn, de zogeheten lumpsum, maar gebruikelijker is dat er een royalty betaald wordt: een percentage van de winst van de exploitant of van de omzet.

Wat houdt de transparantieverplichting in?

De transparantieverplichting houdt in dat exploitanten jaarlijks aan de maker inzage moeten verschaffen over de exploitatie van het werk (hoe en wat) en wat er met de exploitatie van het werk wordt verdiend. Op die manier wordt je als maker in staat gesteld om te beoordelen of de aan jou toekomende vergoeding billijk is. In deze blog zal de transparantieplicht in zijn algemeenheid worden behandeld. Benieuwd wat de transparantieverplichting specifiek betekent voor filmwerken? Klik dan hier.

De wet schrijft voor dat de exploitant de maker informatie moet verschaffen over:

• de manier waarop het werk geëxploiteerd wordt. Denk bij de verkoop van een boek aan het aantal in het desbetreffende kalenderjaar verkochte gedrukte exemplaren, aantal beschadigde exemplaren en misdrukken en de nog aanwezige voorraad niet verkochte gedrukte exemplaren (inclusief de retour ontvangen exemplaren).;
• wat de opbrengsten van de exploitatie zijn, waaronder ook de inkomsten uit merchandising vallen;
•  de verschuldigde vergoeding.

Hoe deze informatieverplichting exact praktisch ingevuld moet worden, zal zich in de praktijk moeten uitwijzen, of door de rechter moeten worden ingevuld.

De informatie moet actueel, relevant en volledig zijn. Dat wil zeggen dat je als maker toegang moet kunnen krijgen tot recente, voor jou heldere en belangrijke gegevens.

Transparantieverplichting voor (sub)licentienemers en derden-verkrijges

De exploitant moet ook informatie verstrekken over eventuele (sub)licentienemers en andere eventuele derde partijen en wat zij verdiend hebben. Geeft de exploitant of (sub)licentienemer of derde-verkrijger deze informatie niet aan de ‘hoofdexploitant’, dan kan je ook direct bij hen deze informatie opvragen. Dit kan ook als je als maker geen direct contract hebt gesloten met de (sub)licentienemer.

Bijvoorbeeld in de muzieksector wordt veel gewerkt met (sub)licenties, zelfs (sub-sub)licenties. Componisten en artiesten hebben dan weinig zicht op inkomsten, maar door de nieuwe transparantieverplichting ontstaat er meer openheid.

Exploitant buiten de EU Problemen kunnen ontstaan wanneer de exploitant/sublicentienemer niet in de EU is gevestigd. De nieuwe transparantieplicht is er gekomen op basis van Europese regelgeving. Voor exploitanten en sublicentienemers buiten de EU geldt de transparantieplicht niet. In de gevallen dat er niet naar Europees recht is gecontracteerd, zal het lastig kunnen zijn om inzage in de gegevens te krijgen. Let op, de plicht geldt wel ongeacht waar ter wereld de exploitatie plaatsvindt. In een andere blog wordt verder ingegaan op wat de transparantieplicht voor jou als exploitant betekent.

Wie kan exploitanten verplichten tot transparantie?

De maker van een werk heeft recht op transparantie van zijn of haar exploitant. Naast makers, kunnen ook uitvoerende kunstenaars aanspraak maken op deze informatie. Zoals zangers van een nummer, dansers en acteurs. Ook zij kunnen het platenlabel, de producent en/of de omroep verplichten tot transparantie.

De transparantieplicht geldt niet alleen voor nieuwe overeenkomsten, maar ook voor reeds bestaande overeenkomsten die al zijn gesloten op het moment dat de wet in werking is getreden (7 juni 2022).

Wanneer is de transparantieplicht niet van toepassing?

In twee uitzonderlijke gevallen kan je als maker of uitvoerend kunstenaar de exploitant niet verplichten tot transparantie. Een situatie is als sprake is als je zo een kleine bijdrage aan het werk hebt geleverd, dat deze bijdrage wordt aangemerkt als niet significant. Gedacht kan worden aan het figureren in een film en freelancers die voor een dagblad werken. Het zal te veel administratief werk zijn om voor dit soort individuele personen een informatie overzicht te moeten verstrekken. Verder zal in de praktijk of de rechtspraak moeten blijken wat wordt aangemerkt als ‘niet significant’ deel.

Op de bovenstaande uitzondering bestaat weer een uitzondering. Als je als maker van een niet significant deel van het werk, wil aantonen dat de door jou ontvangen vergoeding niet in verhouding staan tot de opbrengsten van de exploitatie, dan kan van de exploitant alsnog verwacht worden dat hij deze informatie verstrekt aan jou. Als maker kun je recht hebben op een aanvullende vergoeding als de ontvangen vergoeding onevenredig is tot de opbrengsten van het werk. Dit heet de bestsellerbepaling. Om te kunnen beoordelen of sprake is van zo een ‘onevenredigheid’ helpt de transparantieplicht, door inzage in de opbrengsten, zeker mee.

Ten tweede mag verlening van informatie door de exploitant worden geweigerd als de exploitant kan aantonen dat de opbrengsten van de exploitatie zo gering zijn, dat zij niet in verhouding staan tot de administratieve belasting die de transparantieplicht met zich meebrengt. Dit houdt in als je werk weinig opbrengt en het verstrekken van informatie onevenredig veel administratief gedoe oplevert, de informatieplicht niet verder dan wat in redelijkheid van de exploitant verwacht kan worden. Wat betekent dat? De wetgever heeft hier gewerkt met een open norm. Het zal uiteindelijk in de praktijk moeten blijken of door de rechter ingevuld moeten worden wat er in dat specifieke geval van jou als exploitant verwacht mag worden.

Tot slot geldt de transparantieplicht niet voor overeenkomsten tussen makers en eindgebruikers. Dit zijn werkgevers/opdrachtgevers (of het nu een bedrijf of consument betreft) die het werk of de uitvoering niet zelf exploiteren. Denk bijvoorbeeld aan logo’s, huisstijlen of op maat gemaakte software.

Welke stappen kun je als maker of uitvoerend kunstenaar zetten als de transparantieplicht niet wordt nagekomen?

Indien de exploitant of (sub)licentienemer niet aan zijn jaarlijkse verplichting tot transparantie voldoet kun je als maker of uitvoerend kunstenaar de exploitant of (sub)licentienemer de exploitant hierom verzoeken. Zo een verzoek kan je per brief of e-mail doen. Mocht de exploitant of (sub)licentienemer dan nog steeds niet met de exploitatiegegevens over de brug komen dan kan je een klacht indienen bij de Stichting Geschillencommissies voor Beroep en Bedrijf (SGB). Dit kan anoniem, maar als je wil dat de SGB een uitspraak doet in je zaak, zal je jezelf bekend moeten maken. Het idee achter de geschillencommissie is dat dit laagdrempeliger is. Je kan ook naar de rechter gaan om inzage in de informatie te vorderen. Ons kantoor kan je hierbij helpen.

Conclusie

Als maker heb je in ieder geval één keer per jaar recht op informatie over de wijze van exploitatie van je werk en wat de opbrengsten hiervan zijn, zodat je kan inschatten of het geld dat jij ervoor ontvangt nog wel in verhouding staat tot de exploitatieopbrengsten. Het is dan ook van belang om bij het sluiten van je overeenkomst/contract, rekening te houden met deze transparantieverplichting. Maak concrete afspraken over onder andere de datum van informatieverstrekking en welke specifieke informatie.